Administration officer My Bike & Payroll

DE JOB

De dienst Career & Pay van HR Rail omvat alle activiteiten in verband met het beheer van de administratieve loopbaan en de verloning van het spoorwegpersoneel. Ter versterking van ons team zijn we op zoek naar een administratieve medewerker om enerzijds het project MyBike te beheren en anderzijds de rol van Payroll Officer op zich te nemen.

My bike is een groot project dat in 2023 is gestart. Alle medewerkers van de Belgisch spoorwegen kunnen op vrijwillige basis bepaalde elementen van hun loonpakket inruilen voor een (elektrische) fiets of een speed pedelec. Door een deel van hun bezoldigingselementen in te ruilen voor dit voordeel, financiert men op een fiscaal interessante manier een leaseperiode van 36 maanden. Na afloop van die periode kan men eigenaar worden van de fiets.  
Binnen het project MyBike ben je verantwoordelijk voor volgende taken: 

• Je verwerkt de aanvragen van de medewerkers en voert gegevens in SAP in.
• je hebt contacten met externe leveranciers en bent verantwoordelijk voor de verwerking van facturen. 
• Je behandelt op een snelle en correcte manier vragen van lokale HR-diensten of medewerkers. Eventueel werk je mee aan de organisatie van infosessies.
• Je volgt speciale gebeurtenissen in de loopbaan van medewerkers die gebruik maken van MYBike.

De werkbelasting voor het MyBike-project piekt tijdens de eerste maanden van elk jaar. Buiten deze periodes word je ook ingeschakeld voor andere activiteiten van de afdeling, met name ter ondersteuning van de payroll.

• Je ondersteunt de payroll medewerkers bij de opvolging van de dossiers; je kan ook als vervanger worden ingezet bij langdurige afwezigheden van collega’s.
• Je beheert de budgetten die verbonden zijn aan fietsbestellingen. 
• Je houdt toezicht op het dagelijkse proces van voorschotbetalingen en zorgt ervoor dat alle transacties nauwkeurig en tijdig worden uitgevoerd.
• Je bent betrokken bij het beheer en de ondersteuning van de "Bike to Work"-applicaties.
• Je biedt actieve ondersteuning aan de Business Analysten

JOUW PROFIEL

• Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting, of je beschikt over gelijkwaardige ervaring in HR-administratie.

Technische competenties:

• Je hebt een zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands. Daarnaast heb je een functionele kennis van het Frans.
• Je werkt vlot met de MS OFFICE-applicaties.
• Je bent bereid om je in te werken in de loonadministratie en interne regelgeving. 

Gedragscompetenties:

• Informatie analyseren: je bekijkt informatie vanuit een kritisch standpunt en aanvaardt informatie niet zonder er verder over na te denken.
• Taken afwerken: je kan je eigen takenpakket structureren, plannen en deze correct en systematisch uitvoeren.
• Samenwerken: je kan constructieve werkrelaties onderhouden en actief bijdragen tot de creatie van een goede teamgeest en positieve groepsresultaten.
• Communiceren: je brengt een boodschap of informatie op een duidelijke, correcte en transparante manier over, zowel schriftelijk als mondeling, in functie van het doel en het publiek.
• Regels & procedures toepassen: Je werkt nauwkeurig en respecteert de procedures en regels. 

HR Rail wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet je geslacht, leeftijd, origine of beperking.
 

ONS AANBOD

• Een aangename werkomgeving met de nodige vrijheid voor initiatief.
• Een contractuele betrekking van onbepaalde duur.
• Een team waarin houding, professionele bagage, visie en persoonlijke investeringen naar waarde geschat worden en waarbinnen je de mogelijkheid hebt om je te ontplooien. 
• Variabele werktijd en een goed evenwicht tussen werk en privé.
• De mogelijkheid om tot 3 dagen te telewerken na een inwerkingsperiode en/of van uit Gent of Antwerpen te werken.
• Aantrekkelijke verlofregeling en extralegale voordelen. (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering).
• Treinabonnement in 1e klasse op het Belgische spoornetwerk. 

DE WERKOMGEVING

HR Rail is een NV van publiek recht en is de juridische werkgever van het personeel van de Belgische spoorwegen, waarvan het merendeel bij NMBS en Infrabel is tewerkgesteld. HR Rail staat in voor alle hr-processen, van de selectie tot aan het einde van de loopbaan. Aanwerving, loopbaan, bezoldiging, welzijn, opleidingen en sociale voordelen zijn de voornaamste domeinen waarin HR Rail tussenkomt voor het volledige personeel van de Belgische spoorwegen. 

HR Rail, dat is waar we samenwerken, waar we onze klant altijd op de eerste plaats zetten, waar we verantwoordelijkheid opnemen en waar we telkens streven naar de hoogst mogelijke efficiëntie in elke procedure en elk project. Dat is ons DNA ten voeten uit, onze CORE: collaboration, client orientation, responsability and efficiency.

Je werkplek is gelegen in Brussel vlakbij het station Brussel-Zuid.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

1. Stel je kandidaat via de website
2. We screenen je CV en motivatiebrief. Mogelijk nemen we contact op voor een telefonische screening. 
3. Je vult een online persoonlijkheidsvragenlijst in legt niet-eliminerende redeneertesten af. 
4. Vervolgens heb je een online sollicitatiegesprek, waar we jouw vaardigheden, motivatie en ervaring bespreken. 
5. Indien het eerste gesprek positief verloopt, nodigen we je graag uit voor een vervolggesprek op onze werkplek in Brussel.
6. Je bezorgt ons een enkele documenten zoals een uittreksel uit het strafregister en een kopie van je diploma. 
7. Klaar voor je eerste werkdag! 

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten. 

HR Rail behoudt zich het recht om het aantal kandidaten te beperken tot diegenen die het meest overeenstemmen met het gezochte profiel.

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Over het selectieproces:        
Zoë Mbeka - recruiter
T. 02/432.28.72
M. Zoe.mbeka@hr-rail.be

Over de inhoud van de job:
Christopher Hiernaux
T. 02/212.86.65
M. Christopher.hiernaux@hr-rail.be